1、第一阶段：筛选询问信函 - 将询问信函分类，不要收信就回，我们可将信件依可能性分为几类？
a.有称呼的询问信-这是比较仔细，有礼貌的客人，会一一打上收信人的称呼。
b.有提起询问产品的信 - 至少他很明白的告诉你他对你的什么产品感兴趣。
c.简单介绍他们公司背景的 - 表示他有心引起你的兴趣，愿意多让你知道他一点。
上述这类信函，发信的人比较用心，至少他会对你的回复又反应。可以列入回信的目标客户。
a.没有称谓也没有提到产品名称，只是告诉你对你公司有兴趣的。标准格式，一定是乱撒询问信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。
b.一开始就要你寄报价单和样品。这种人八成没做过生意，那有一开始就要样品的。
c.任何不情的要求，如给邀请函，投资讯息，合作信息等等。这有很多是第三世界的刚出道做生意的朋友，如果你只是一个职员，你无法为公司做任何决定，还是不要浪费这个时间。这会添麻烦而已。
第一个阶段大约可以筛选出30%的潜在目标客户，其他的如果觉得弃之可惜，可以放在最后，当练习的目标吧。
2、第二阶段：回复询问信函 - 筛选出来的客人，不要马上依他的要求发报价单或目录给他，可以立即回复一封反询问信函，表示你已收到对方来信，但有些不明白的地方，有关产品，款式，才质，数量等需求的了解都可以问，甚至问他的市场，及公司的性质，告诉客人，这有助于你向他推荐你们的产品。回信时，如果知道客人的first name ，可以称呼对方的名字，或是MR.姓。这个动作是增加顾客得回复率，制造多一点的机会与客人互动。这个动作很重要，表示他们如果在第一阶段已经获得他们要的讯息，他就不会回你，如果他回了，那么你下一个报价的动作，成功率就会高一点。
3、第三阶段：报价 - 报价给有回复的客人，但在报价的阶段至少要对客人有20%的了解。包括客人是那里的？买什么东西？批发商，还是零售商？如果他能告诉你他经常购买的量更好。报价时，请客人不管价格可否接受，都能回复给你，因为这有助于你明白你是否还有地方需要改进（这里要尽量委婉，不是谄媚），如果对方是要找工厂，你可以随报价单附上部分工厂的照片，自己有网页的可邀请客人浏览你得网站，让他更了解你们的产品与规模也是必要的。
4、第四阶段：客人接到报价单有回复并索取样品，可以衡量自己公司的规定回复客人，尽量提到要样品费，或是可提供免费样品，但对方必须付运费，以了解客人的诚意度。