开发信 ---- 抛向客户的媚眼

 

    得到潜在客户的联系方式以后，接下来当然是主动出击，吸引客户，争取贸易机会了。写给客户的第一封信很重要，外贸上称之为开发信。

 

    开发信习惯的格式，首先是说明获得客户联系方式的途径，以免唐突，比如“有幸在广交会上得到您的名片”、“经同行介绍”、“在某某网站上看到您的求购信息”等等。接下来，简要介绍一下自己的情况，包括公司规模、成立时间（国际贸易商青睐成立时间较久的企业，觉得信用度较高）、产品 ---- 特别是主打产品的简介、对双方合作的诚意以及联系方式等。

 

    需要注意的是，开发信应言之有物，凸显公司与产品的优势，提高吸引力。但也不宜太过详细，长篇大论。须知开发信不是作文比赛，其目的是引起客户的注意和兴趣，引诱客户回复联系。因此，有收有放，有所保留，“欲知情况如何请联系详谈”才是上着。

 

以下是一封开发信的例子：

 

    Dear Mr. Steven Hans,

 

    We get your name and email address from your trade lead on www.tradelead.com that you are in the market for ball pen. We would like to introduce our company and products, hope that we may build business cooperation in the future.

 

    We are factory specializing in the manufacture and export of ball pen for more than six years. We have profuse designs with series quality grade, and expressly, our price is very competitive because we are manufactory, we are the source. You are welcome to visit our website http://www.aaa.com which includes our company profiles, history and something latest designs.

 

    Should any of these items be of interest to you, please let us know, We will be happy to give you details.

 

    As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, If you have interest in it, it`s my pleasure to offer news to you regular.

 

    Best regards,

 

    Dafu Wong

 

    请注意这封开发信的写法。作为初次联系的信件，它简洁明了，鲜明地展示了自己的特点：工厂、款式多、价格有竞争力，并暗示建议客户绕开中间商直接跟厂家合作。因为不知道客户的详情，特别强调有多种品质，这样无论对方是精品路线还是廉价路线，都有洽谈的空间。

 

    此外，并没有谈论太深，而是引导客户去访问自己的网站。最后再抛出诱饵，以不断提供新款设计信息为由吸引客户回复，而客户一旦回复，就极可能确认了应该联系的人 ---- 要知道，你原先获得的名称地址很可能只是个打字员的。

 

    这样的开发信，再随附一张展现琳琅满目款式的产品照片，效果会很不错的。

 

    当然，开发信要自己写，而不要抄书或者网上那种固定的范文。古板雷同的文字只会让客户反感。况且产品种类不同，写法也不一样。工艺品还是日用消费品、时尚产品等不妨轻松活泼，而如果你卖的是阀门，那么还是严谨专业些比较好。

 

    此外，开发信不同于 Trade Lead ，为表示诚意，不宜千篇一律，应该根据客户的规模、国籍不同略作调整，在信件中适合的地方自然地点一下客户的公司名字，暗示这封开发信是专门诚意写给贵公司的，而不是草率地广告。这些小技巧虽然不起眼，但颇能给客户以好感。

 

     记住，能吸引客户回复的开发信，才是成功的开发信。

 

    开发信，可以用传真的形式，但目前更多的是采用电子邮件方式。

 

    五、第五步：电子邮件战

 

    电子邮件目前是外贸中最基本的联系方式。没有电子邮箱，外贸寸步难行。

 

    如果你建立了网站，通常就会同时拥有一个网站下的电子信箱。这是外贸的首选，因为这样的电子邮箱会以你的网站名字作为后缀名，给人一种正规的、有实力的感觉。同时申请一个 hotmail 免费电子信箱也非常必要。 Hotmail 邮箱是目前应用最广泛、最稳定的电子信箱，因为不受国别限制，不易被电脑病毒侵袭，其稳定性甚至超过你的网站邮箱。但出于形象考虑，仍应以网站邮箱为主， hotmail 邮箱为辅。

 

    无论使用的是 Outlook Express ，还是 foxmail 来收发邮件，都建议作个签名档，即固定的邮件落款，以显示正规。

 

    利用好电子邮件，能发挥出远远超过“联系方式”这一简单的功效。

 

    首先因为电子邮件通讯成本很低，在市场开发阶段不像传统的电话或传真容易引起客户反感。其次，电子邮件的格式和措辞比较轻松，比古板的公司传真更容易接近与陌生客户间的距离。

 

    电子邮箱本身也能提供信息。假如你收到一封客户邮件，其邮箱为 a@aa.com ，那么， aa.com 可能是某个提供免费电子信箱服务网站，但更可能是客户自己的网站。如果是后者，直接访问 http://www.aa.com ，你就能直接察看客户的背景信息了。反过来，除了 aa.com 这个后缀名之外，国外贸易商很喜欢用 info 、 buy 、 sales 等作前缀名，因此，当你看到一个客户的网站 aa.com ，上面并没有提供具体联系邮件（只有在线留言这种很不可靠的方式）的话，不妨尝试发邮件给 info@aa.com 、 buy@aa.com 等，猜中的概率不低 --- 反正电子邮件不花钱，乐于一试。

 

    此外，电子邮件既然格式不限，适当用一些缩略语或网络常见符号，能轻松气氛，沟通感情。比如用 hi 代替古板的 Dear ，用“：—）”表示微笑等。但这一定要在建立联系，通过几次信以后再用，否则容易适得其反。

 

    电子邮件中，最常见的问题就是客户不回信了。开发信如石沉大海，如何应付？

 

    首先，我们要排除技术故障，弄清楚是否客户收到了我们的邮件。最简单的方法，是在发送邮件的时候，请求阅读回执。在 Outlook Express 和 foxmail 软件发送邮件的时候，“工具”菜单中都有“请求阅读回执”一项。如果收到了客户的回执邮件，说明顺利发通，否则就有可能是故障了。此外，如果用的是网站邮箱，不妨给你自己的 hotmail 邮箱发一封信，看看是否能顺利收到，如果收不到，可以与你的网站服务商联系，说明情况，检查故障。同时尝试用 hotmail 免费邮箱。

 

    确定邮箱没有技术故障，那么就是客户不愿意回复了，对付这种“无回复僵局”，可分步进行：

 

    首先保持联系，多发几封邮件。但不可太频繁，即便最渴望争取到的客户，密度也不多于每周一封为宜。但注意一定不要重复内容。可以采用“通报企业动态”，“交流行业信息”，“介绍新款产品”，“通告价格调整”等等形式，给客户一种“即使暂时不合作，我方也乐意提供行业资讯给您参考”的态度。多数的国际贸易商当然愿意了解更多的行业相关信息，这样做就把多次发邮件引起反感的风险降至最低。当然，这一点要想做好，我们平时就要多去了解行业动态，做个行家，这样才会得到客户的重视和尊敬。

 

    接下来，暂时排除掉“死硬分子”。屡次发邮件不理睬的，可以在邮件中加上一句“如我方邮件打扰了您深表歉意，请回复空白邮件，我们将不再发给您”。如果客户真的回空白信拒绝了，说明暂时无望合作，不必白费力气。只要不拒绝，就仍可继续联系。

 

    以保持接触为目的的邮件，尽量淡化“催促订单”的感觉，突出“信息交流”的意思，态度不温不火，不卑不亢。

 

    联系一段时间以后，客户也许会有所松动，问个价什么的。这时候也不要急，不要显示也大喜过望的意思，平常心对待，周到礼貌、详细回应。如果回应后客户继续沉默，就继续保持联系。此时行文就不妨轻松些，逢客户国家的重大节日，也可以发祝贺性的邮件了。

 

    假如客户一直没有动静，则不妨刺激一下以寻找突破口，寻找机会给客户交易报一个超低的成本价。但是，当然不要以这个超低价格真的与客户交易，可以在客户回应以后，解释说这是某批订单的超额生产余量因此低价等。低价的目的仅仅是打开僵局，了解客户沉默的真正原因。同时，作为突破的做法，可以直截了当问客户，一直没有回复是否对产品不感兴趣等。

 

    总之，对付沉默客户的原则，一是确保不是技术故障，二是保持无重复内容的联系，三是适当寻找突破口，找出客户沉默的原因。